Privacyverklaring

Op deze pagina vindt u de samenvatting van ons privacybeleid in de vorm van een privacyverklaring.
 
Ingangsdatum: 6 december 2018
Datum laatste wijziging: 6 december 2018
 
Het JFC neemt privacy serieus. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken, met welk doel wij dit doen en hoe wij ervoor zorgen dat deze persoonsgegevens goed zijn beveiligd. 

Privacybeleid 

Het JFC verwerkt, beheert en beveiligt persoonlijke gegevens als verwerkingsverantwoordelijke met de grootste zorgvuldigheid. Wij bieden onze leerlingen een veilige leeromgeving en onze medewerkers een veilige werkplek. We voldoen daarbij aan de eisen die de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en nationale wetgeving aan ons stelt. Hoe wij aan deze eisen voldoen hebben wij vastgelegd in ons Privacyreglement. Dit is per 6 december 2018 met instemming van de Medezeggenschapsraad vastgesteld.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Het JFC  verwerkt persoonsgegevens van leerlingen, personeel, bezoekers en andere personen. Een deel van die persoonsgegevens ontvangen wij rechtstreeks van de betrokkenen. Bijvoorbeeld de NAW-gegevens via het inschrijvingsformulier voor leerlingen en bij het in dienst nemen van personeel. Een deel van de persoonsgegevens die wij verwerken verzamelen wij zelf, zoals voortgangsgegevens van leerlingen en gegevens over het functioneren van medewerkers. Verder ontvangen wij ook persoonsgegevens van derden. 
 
Van leerlingen verwerken wij de volgende persoonsgegevens (zie ook artikel 5.1.2. uit het privacyreglement.) 
 
Gegevens die wij niet van de leerling (of ouder(s) en/of verzorger(s)) hebben ontvangen en ook niet zelf hebben verzameld, hebben wij ontvangen van de volgende derde partijen: 
 
  • DUO (ministerie van onderwijs)
  • het Zorgadviesteam
  • de basisschool of school voor voortgezet onderwijs waar de leerling vandaan komt
  • schoolfotograaf
 
Gegevens kunnen kunnen ook naar genoemde en overige instanties worden doorgegeven voor zover dat in overeenstemming is met de AVG en ons privacy-reglement.
 
Van personeelsleden verwerken wij de volgende persoonsgegevens.
 
Gegevens die wij niet van het personeelslid hebben ontvangen en ook niet zelf hebben verzameld, hebben wij ontvangen van de volgende derde partijen: 
  • Arbodienst
  • DUO
  • UWV
  • ABP
  • belastingdienst
  • ministerie van justitie (VOG)
  • Incassobureau/deurwaarder
  • externe adviseur
  • ASR, Loyalis, Merces, accountant
Gegevens kunnen kunnen ook naar genoemde en overige instanties worden doorgegeven voor zover dat in overeenstemming is met de AVG en ons privacyreglement.
 
Van sollicitanten verwerken wij de volgende persoonsgegevens (zie ook artikel 5.3.3 van ons privacyreglement).
 
Van oud-medewerkers verwerken wij de volgende persoonsgegevens (zie ook artikel 5.4.2 van ons privacyreglement).
 
Van oud-leerlingen verwerken wij de volgende persoonsgegevens (zie ook artikel 5.5.2 van ons privacyreglement).
 
Van leden van de raad van toezicht verwerken wij de volgende gegevens (zie ook artikel 5.6.2 van ons privacyreglement).
 
Van bezoekers van het schoolgebouw verwerken wij de volgende gegevens (zie ook artikel 5.7.2 van ons privacyreglement).
 
Van leveranciers en dienstverleners verwerken wij de volgende gegevens (zie ook artikel 5.8.2 van ons privacyreglement).
 
Van huurders verwerken wij de volgende gegevens(zie ook artikel 5.9.2 van ons privacyreglement).

Waarom wij persoonsgegevens gebruiken

Wij verzamelen en gebruiken persoonsgegevens om onderwijs te organiseren. Dit betekent dat wij persoonsgegevens van leerlingen gebruiken om onderwijs te geven en leerlingen begeleiding te bieden. Persoonsgegevens van personeel gebruiken wij alleen met het oog op het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst.
 
In ons privacyreglement zijn voor diverse gegevens van betrokkenen de volgende wettelijke grondslagen gebruikt. Per grondslag worden een aantal voorbeelden uit het privacyreglement genoemd:
 
Toestemming (artikel 6 lid 1 letter a van de AVG):
  • het bekend maken van foto’s over de organisatie, de activiteiten van de school in de schoolgids, op de website en sociale media
  • het aanbieden van diensten door de schoolfotograaf 

Uitvoeren van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 letter b van de AVG)

  • de toelating en inschrijving van de leerling
  • het aangaan en uitvoeren van de arbeidsovereenkomst

Wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 letter c van de AVG)

  • de organisatie of het geven van het onderwijs, de begeleiding van leerlingen
  • het verstrekken van de bedrijfsmedische zorg voor de werknemer en het kunnen nakomen van re-integratieverplichtingen bij verzuim

Vitaal belang (artikel 6 lid 1 letter d van de AVG)

  • noodsituaties

Publiekrechtelijke taak (artikel 6 lid 1 letter e van de AVG)p.

  • het voldoen aan een verzoek van een bestuursorgaan dat is belast met de uitvoering van een publiekrechtelijke taak

Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 letter f van de AVG)

  • beveiliging van en toezicht op personen, zaken en gebouwen die zijn toevertrouwd aan de zorg van het JFC

Beveiligen en bewaren 

De school neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. Zo slaan wij persoonsgegevens op in systemen die beperkt toegankelijk zijn en maken wij gebruik van versleuteling. Deze maatregelen zijn opgenomen in ons veiligheidsbeleid. 
 
De volgende maatregelen zijn het afgelopen jaar o.a. door ons getroffen op gebied van veiligheid:
  • Externe audit van onze firewall en adviseren betreft veiligheid 
  • AVG en privacy cursus gevolgd 
  • ClearPass systeem ingevoerd. Netwerk beter opdelen in VLAN's, scheiding van segmenten. Nu nog bezig met implementatie.
  • Camera, wachtwoord en backup-beleid verder verbeterd en aanpassingen doorgevoerd ter verbetering veiligheid.
  • Documenten gemaakt met organisatorische maatregelen, e.e.a. ingepland
  • Advies gegeven aan schoolleiding op gebied van aanschaf en beveiliging apparatuur 
  • Extra virusscanners software, ter bescherming op gebied van cryptolockers.
  • SAN aangeschaft, voor hogere beschikbaarheid als e.e.a. uitvalt
  • Met P&O beter leerling/personeel mutatiesysteem ingericht.
De verzamelde persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is. Gegevens van leerlingen verwijderen wij twee jaar na uitschrijving. Voor personeel geldt hetzelfde, tenzij de school zich moet houden aan (een langere) bewaartermijn uit de wet.
 
Bekijk onze bewaartermijnen: leerlinggevens en personeelsgegevens.

Deelt de school persoonsgegevens met derden?

Wij delen persoonsgegevens alleen met derden als dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met organisaties die uw gegevens verwerken in opdracht van de school worden afspraken gemaakt om ervoor te zorgen dat uw gegevens ook daar goed zijn beveiligd. De school maakt ook gebruik van clouddiensten waarbij gegevens op een server in het buitenland worden opgeslagen. Dit doen wij alleen als sprake is van een adequaat niveau van gegevensbescherming. Dit jaar is een begin gemaakt met het opzetten van een AVG-verwerkingenregister. Hier zullen vooral vermeld gaan worden:
 
  • categorieën van betrokkenen
  • bronsystemen
  • dataverwerkingen
  • incidenten
  • afwikkeling van klachten
  • beantwoorden van vragen

Melding misstanden

Ook als u een melding doet van een misstand in onze organisatie, zullen uw gegevens worden verwerkt. U kunt daarom ook een melding doen bij de door onze school aangewezen functionaris doen. Deze functionaris kan door u in vertrouwen worden benaderd. Deze gegevens zullen zonder uw toestemming niet worden gedeeld met de schoolleiding. Voor meer informatie over de regeling verwijzen wij u naar de voor onze organisatie vastgestelde klokkenluidersregeling.


Welke rechten heb ik?

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens, eerder gegeven toestemming in te trekken en u heeft het recht om uw gegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Ook kunt u in voorkomende gevallen aan de school vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken of om uw gegevens aan uzelf of aan een derde partij over te dragen. 
 
Wilt u gebruik maken van (een van) deze rechten of heeft u vragen over hoe wij omgaan met privacy en persoonsgegevens. Heeft u hierover vragen aan ons, dan kunt u altijd contact opnemen via privacy@jfc.nl Wilt u contact met de officiële functionaris Gegevensbescherming, dan kunt u dat doen via een contactformulier van de Lumen Group.
 
Heeft u een klacht over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken? Neem ook dan contact op met onze FG via de hiervoor genoemde contactgegevens. Mocht u er samen met ons onverhoopt niet uitkomen, dan kunt u een klacht indienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
 
Het JFC verstrekt de betrokkene binnen een maand na ontvangst van het verzoek informatie over het gevolg dat aan het verzoek is gegeven (zie verder artikel 6.6 van het privacyreglement).

 

Geautomatiseerde besluitvorming

Dit vindt niet plaats op het JFC.

Aanpassen privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Hier plaatsen wij eventuele herziene versies. Als een herziene versie wordt geplaatst zorgen wij voor een duidelijke melding hiervan met informatie over de belangrijkste wijzigingen. Ook geven wij aan wanneer de verklaring voor het laatst is gewijzigd.